こんにちは！こぱんはうすさくら佐賀です。

株式会社平明が運営するこぱんはうすさくらは、水ヶ江教室・光教室・鍋島教室の3教室ですが、3教室間でイベントの打ち合わせや、法令等の共有、児発管のミーティングなど様々な話し合いをする機会があります。

複数教室に対して情報共有を行いたいときに、これまで1つの教室や会議室に担当者が招集されて会議を行っていました。
この度、ＩＣＴ導入による会議の効率化を測り、その様子や、経過等をご報告いたします。

【1】複数教室が1か所に集まり対面会議をする際の課題💭
　　これまでの課題として、
　　・各教室から集まるため、移動時間がかかる⏱
　　・現場から離れることで、業務への支障がある
　　・会議中にPCを使用した情報共有が難しい
　　・急な外出や出張が入ると、会議への参加が難しい　等がありました。

　やはり1時間の会議だとしてもそのために離れた場所へ片道10分～20分ほどの移動が発生するとなると、その間職員が1名現場から離れることになりますし、休憩の時間や送迎の時間などにかからない範囲で会議を設定したり、気を配ることが多かったです。
　また会議中も、資料をすべて印刷し配布する形式をとっていたので、すぐできる情報共有などが次回に持ち越されてしまったり、ときおり非効率な進行が発生していました。

【2】業務改善のためにICT機器導入👉
　弊社で導入したのは、スマートフォンやタブレット端末に加え、PC用マイク、Webカメラ、LANケーブル等を整備しました。
　各教室に配置し、これによって職員がWebカメラを利用して会議や研修に参加できるようになりました。

【3】複数教室がそれぞれの場所からWeb会議に参加することで得られた成果
💡Webで会議を行う事により、対面で行う時よりも移動時間を減らすことができました。
💡以前より時間に余裕ができて、支援の充実や、余裕を持った取り組みができるようになりました。
💡会議を録画できるので、議事録をつくる業務の時間も削減ができました。

各教室から会議に参加できることで、職員の負担なく会議を開催することができ、さらにＰＣの画面で資料を提示しながら話ができるので情報共有がスムーズに行うことができました。Ｗｅｂ会議ではレコーディング機能があるものもあり、録画等を行うことで会議の振り返りがしやすく議事録のための書記を簡略化することができました。

【4】業務効率化のステップ👉
ＩＣＴを導入する経緯等について。
①導入前の状況検討
会議の不便さや、移動時間、現場から職員が離れることでの不具合等を検討しました。
②導入内容
ＰＣマイクやカメラなどを配備して、zoomの使い方などを共有、職員でWeb会議を開催しました。
③導入による効果・改善点
各現場に設備が整ったことで、各教室に職員がいる状態でオンラインでの会議が可能になりました。
そのため、教室間の移動時間が無くなり作業効率が向上しました。
また、Ｗｅｂ会議の様子を画面録画することで、参加してない職員への共有や、議事録の作成がスムーズになり作業時間の削減にもなりました。

【5】職員の声など💬💡
〇良かった点😆
・会議について、参加していない職員への共有がスムーズになりました。
・会議毎の移動がなくなったので、時間を有効に使えていると実感します。
〇不安な点🧐
・Webでの会議になれていないので、最初に操作に戸惑いました。
・パソコン操作が苦手なので、慣れるまでが大変でした。

時間の削減や、教室間の会議を行うハードルが下がったことで、イベント開催の情報共有が以前より気軽に行うことができより内容の充実したイベントを開催することができるようになりました。
PCの操作に慣れていない職員も、少しづつ慣れてもらい、出来ることを増やして頂ければと思います。

【6】まとめ
パソコンをはじめ、スマートフォン、タブレットなどを身近に使用する機会を増やし、業務に取り入れることで、業務の効率化は測れました。
加えて、Web会議を通じてパソコンへ苦手意識があった職員も少しづつ慣れることで、
できることが増えて自信に繋がり、これまでアナログだった仕事も、デジタルの力を借り
効率的に行える事が増えたように実感しています。

インターネットを通じて情報共有を行いますので、社内でもインターネットリテラシーや個人情報の取り扱いなど、留意事項を確認しながら、より良い支援に繋がるよう、業務を進めて行きたいと思います。

株式会社平明